Här hittar du våra rutiner för avvikelsehantering rörande arbetet på Bonliva Care.
Rutiner vid interna (icke-patientrelaterade) avvikelser
Bonliva Care tar all avvikelse hantering på största allvar. Vi värnar om att du, liksom alla våra patienter och närstående, ska känna dig trygg hos oss. Avvikelserapporter och hanteringen av dessa syftar till att vi som vårdgivare granskar interna rutiner, beslut, insatser och handläggningsprocesser i vården vi bedriver med syftet att upprätthålla en stark patientsäkerhet.
Följande gäller vid interna avvikelser (alltså avvikelser som inte ärpatient-/vårdrelaterade):
· Vid försening: Ring eller mejla vårmottagning (08-515 13 410 // mottagning@bonlivacare.se)
· Vid sjukdom: Ring eller mejla vårmottagning mottagning (08-515 13 410 // mottagning@bonlivacare.se)
· Vid försening/sjukdom under helg/kväll: Träffar du patient efter kl 17.00, alternativt på en helg, har du eget ansvar att meddela patient/vårdnadshavare om du blivit försenad eller inte längre har möjlighet att genomföra ett inbokat besök. Kontaktinformation till patient/vårdnadshavare finns i patientens journal. Meddela även vår mottagning via epost (mottagning@bonlivacare.se) om besöket senarelagts eller ställts in samt orsaken till detta.
Om patient uteblir/avbokar besöket direkt via dig som kliniker när det viktigt att du journalför detta! Ändra bokningstypen till ”Uteblivet besök”/”Sen avbokning”, registrera besöket (ändra åtgärdskoden till ”Sent återbud” eller ”Uteblivet besök”) och tryck på spara. Informera därefter sekreterare via internmeddelandefunktionen i Webdoc. Patienten ska nämligen läggas upp i vårväntelista samt debiteras.
· Vid olycka eller tillbud: Om du skulle vara med om en olycka eller ett tillbud under arbetet, eller på väg till eller från arbetet, kontakta verksamhetschef (0760- 00 27 71 // benedicte.good@bonlivacare.se) omgående. Detta gäller både vid olyckor och tillbud (med eller utan personskada) samt vid hot- och/eller våldssituationer. För situationer som uppstår utanför kontorstid (kl 8-17mån-fre) ska Bonliva ABs jour omgående kontaktas på telefonnummer 08-515 13 400.
Rutiner vid patient-/vårdrelaterade avvikelser
Vid patient-/vårdrelaterade avvikelser, vårdskada eller situationer som kunde ha medfört vårdskada (eller risk för vårdskada) upprättas alltid en avvikelse. Avvikelsen rapporteras skyndsamt i den berörda patientens Webdoc-journal (”Genvägar” à ”Avvikelse”) av den som blivit varse om avvikelsen, vårdskadan eller situationen som hade kunnat medföra vårdskada. Vid avvikelser i Region Östergötland som använder ett annat journalsystem än Webdoc rapporteras dessa i en separat avvikelselogg. Beskriv det som inträffat och tänkbara orsaker så noggrant och detaljerat som möjligt och meddela därefter PLA-psykolog (vid psykologiska avvikelser/avvikelser rörande psykolog/behandlare)/MLA-läkare (vid medicinska avvikelser/avvikelser rörande läkare/sjuksköterska) omgående via internmeddelande-funktionen i Webdoc. PLA/MLA granskar alla inkommande avvikelser och beslutar därefter skyndsamt om den vidare hanteringen av ärendet samt lämpliga åtgärder. Vid behov kopplas även verksamhetschef Benedicte Good in i ärendet. Om avvikelsen inkommer från en patient eller deras närstående besvaras avvikelsen personligen av utrednings ansvarig psykolog/läkare samt PLA/MLA/verksamhetschef. Avvikelsen graderas utifrån allvarlighetsgrad och lämpliga åtgärder vidtas därefter. Vid allvarliga vårdskador eller situationer som hade kunnat leda till allvarlig vårdskada upprättas alltid Lex Maria-anmälan av verksamhetschef.
Rutiner vid administrativa avvikelser
Avvikelser som inte är vårdrelaterade eller inte kan ha orsakat (eller riskerat att orsaka) vårdskada rapporteras av administrativ personal till den administrativa chefen. Nedan följer de frågor som ska besvaras när avvikelsen rapporteras via e-post. Om administrativ personal rapporterar en avvikelse för en kollega ska personen som är ansvarig för avvikelsen även kopieras på mailet.
Information som ska inkluderas i e-postrapporten:
- Typ av avvikelse (administrativt, miljö, kliniskt, övrigt)
- Uppgiftslämnare (Kund, intern personal, konsult)
- Allvarlighetsgrad (måttlig, låg)
- Händelsebeskrivning: Vad hände?
- Orsak: Vad orsakade avvikelsen?
- Lösning: Hur hanterades eller åtgärdades avvikelsen?
Dessa avvikelser diskuteras på varje veckomöte, där administrativ personal, administrativ chef, verksamhetschef och vice VD deltar. På mötet går man igenom möjliga lösningar för att förhindra liknande avvikelser i framtiden.
Vissa avvikelser rapporteras direkt till verksamhetschefen, som i sin tur beslutar om en incidentrapport ska upprättas. Om det är aktuellt skickas incidentrapporten till Bonliva Cares dataskyddsombud, som sedan granskar och utvärderar om incidenten behöver rapporteras till IMY (Integritetsmyndigheten).
Alla avvikelser registreras i en avvikelselogg av administrativ chef, och loggen är tillgänglig för all administrativ personal.
Exempel på administrativa avvikelser kan vara:
- Ett remissvar har skickats till fel remittent.
- Fel telefonnummer i journalen som gör att fel person får kallelse till bokade besök.
- En patient har inte blivit upplagd på väntelistan.
- Administrationen upptäcker att en kliniker har skrivit fel patientnamn i ett utlåtande.
- Administrationen upptäcker att en remittent har gjort en avvikelse.
Säkerhetsincident
På Bonliva Care strävar vi efter att minimera antalet incidenter av både medicinsk och integritetskänslig karaktär.Nedan följer instruktioner om hur du som arbetar hos oss ska hantera enincident som omfattar personuppgifter (säkerhetsincident).
Vad är en säkerhetsincident?
En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till:
· oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas, eller
· obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som behandlas.
Rapportera omgående!
Om det inträffar en säkerhetsincident som omfattar personuppgifter ska du omedelbart rapportera detta till dataskydd@bonliva.se och benedicte.good@bonlivacare.se. I anmälan ska följande framgå:
1. Beskriv vad som har hänt
2. Datum för incidenten
3. Tidpunkt för incidenten
4. Plats för incidenten
5. Ditt namn och befattning
6. Det är viktigt att du inte skriver ut personuppgifter om den registrerade (ex. en patient) i din anmälan
Det är mycket viktigt att rapporteringen sker omedelbart så att den registrerades rättigheter som omfattas av incidenten kan tillgodoses och, om så krävs, att dataskyddsombudet på Bonliva Care säkerställer att rapportering till Integritetsskyddsmyndigheten sker enligt den tidsfrist som gäller enligt dataskydds förordningen (72 timmar från det att organisationen fick vetskap om incidenten). Om du är osäker på omen incident inträffat, kontakta dataskyddsombudet för vägledning (dataskydd@bonliva.se).
Rapportera ett missförhållande
Den nya visselblåsarlagen innebär att arbetstagare inklusive egenföretagare, aktieägare (aktiva i bolaget), personer som ingår i ett bolags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan, praktikanter och volontärer har rätt att rapportera om ett missförhållande, ”blåsa i visslan”,utan att göras ansvarig för åsidosatt tystnadsplikt.
Även personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden i verksamheten omfattas. Detta under förutsättning att personen vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet.
Rapportering kan även göras genom fysiskt möte och telefon, eller skriftligt, genom traditionell post.
Du kan läsa mer om visselblåsarlagen eller rapportera ettmissförhållande här:
https://www.bonlivacare.se/missforhallande
Loggkontroller
I enlighet med Patientdatalagen utför vi kontinuerliga loggkontroller på Bonliva Care. Detta innebär att vi gör så kallade stickkontroller i journalsystemet för att se att ingen obehörig kliniker är inne i journaler på patienter som inte tillhör dem.
Om du av misstag råkat öppna fel patientjournal så ska detta omgående journalföras i form av en Administrativ åtgärd-anteckning direkt i patientens journal.
Som kliniker kan du komma att bli kontaktad av verksamhetschef om ditt namn fastnar i en loggkontroll och ingen förklarande anteckning upprättats. Syftet med samtalet är att försöka reda ut varför patientsekretessen brutits samt ta ställning till om vidare rapportering behöver göras eller inte.
Loggkontroll - Region Östergötland.
Region Östergötland ansvarar för de löpande loggkontrollerna i sitt journalsystem, Cosmic. Bonliva Care kan inte självständigt kontrollera om obehörig personal har haft åtkomst till en felaktig journal. Alla privata vårdgivare som är upphandlade för samtalsbehandling inom regionen använder samma journalsystem som resten av regionen. Detta innebär att både remittent och vårdgivare delar ansvaret för patienten och kan kommunicera direkt via journalsystemet. På grund av detta kan Bonliva Care inte genomföra loggkontroller på egen hand. Bonliva Cares verksamhetschef kommer bli kontaktad om Bonliva Care fastnat i en stickkontroll och detta kommer hanteras likt samma rutin som ovan.